Privacy aziendale – indicazioni del Garante

Gestione della clientela:

le email promozionali senza consenso

Il Garante della Privacy ha sanzionato una società che aveva utilizzato nominativi estratti da elenchi pubblici per inviare e-mail legate a campagne promozionali anche a seguito di opposizione del potenziale cliente.

È opportuno ricordare che l’invio di comunicazioni automatizzate è permesso solo con il consenso dell’Interessato, a meno che l’indirizzo e-mail sia stato fornito dall’interessato nell’ambito di una vendita di beni o servizi analoghi. In tal caso, le comunicazioni possono essere inviate a condizione che siano collegate ai prodotti o servizi acquistati dal cliente (art. 130 del GDPR).

La presenza dei dati in elenchi pubblici o in fonti liberamente accessibili, come i siti web o i social network, non ne autorizza automaticamente l’utilizzo per finalità promozionali.

Inoltre, il Garante ha specificato come l’inserimento di un link di disiscrizione nelle e-mail promozionali inviate senza consenso non rende lecito l’invio.

Gestione della clientela:

la registrazione di una telefonata da parte di un cliente

La registrazione di una telefonata non è vietata.

Sebbene la registrazione di una telefonata sia consentita, bisogna comunque stare attenti all’uso che se ne fa.

Non si può diffondere il colloquio registrato, perché in questo caso si viola la privacy di colui che è stato registrato.

Quale uso si può fare della registrazione?

L’audio ottenuto può essere utilizzato in tribunale solo per far valere un diritto.

La registrazione, quindi, può essere consegnata in procura o in caserma quando viene fatta una denuncia, come prova del reato, oppure può essere utilizzata in un giudizio civile, per provare delle ragioni.

Così, con la registrazione si può dimostrare il credito dell’interlocutore, se, ad esempio, nel corso della telefonata c’è un’evidenza di un incarico dato e di un mancato pagamento per tale incarico, oppure per provare la presenza di minacce o ingiurie.

Le stesse regole valgono anche per la registrazione di videochiamate.

Gestione della clientela e/o del personale interno:

la registrazione di un incontro o di una riunione

La registrazione di una riunione al fine di riascoltarne in un secondo momento il contenuto può essere utile dal punto di vista operativo: magari al momento ci sono dei dettagli che sono sfuggiti oppure che si rendono maggiormente chiari sentendoli di nuovo.

Tuttavia è importante avvisare, cioè far sapere agli altri partecipanti che quello che diranno durante l’incontro finirà nella memoria di un dispositivo.

Alcune casistiche affrontate dalla giurisprudenza.

Secondo quanto definito dalla recente giurisprudenza non è lecito registrare una conversazione nella proprietà privata della persona registrata.

Diverso è il caso – e non c’è violazione della privacy – se si registra la conversazione in un luogo pubblico come un ristorante, una piazza, un bar, un mezzo di trasporto pubblico.

Quando si può fare una registrazione di nascosto sul luogo di lavoro?

È possibile registrare di nascosto una conversazione al lavoro solo negli spazi aperti al pubblico, come ad esempio dietro il bancone del supermercato o del negozio, mentre si beve il caffè con i colleghi alla macchinetta accessibile a tutti, ecc.

È anche lecita la registrazione nell’ufficio del datore di lavoro nel caso in cui la registrazione serva a dimostrare le proprie ragioni davanti al giudice in una causa di licenziamento. Per lo stesso motivo, si può registrare una conversazione tra colleghi sul posto di lavoro senza violare la privacy dei partecipanti se la registrazione viene utilizzata per far valere un diritto, non per fare del gossip.

La registrazione di nascosto in un luogo di lavoro non è lecita se si tratta di uno spazio equiparabile a una privata dimora. Nessun microfono acceso senza previo avviso, dunque, in uno studio professionale o nel retrobottega di un negozio. Non possono accendere il registratore «a tradimento», ad esempio, la segretaria dell’avvocato o del commercialista, la commessa che parla con la collega in un angolo non accessibile al cliente oppure l’assistente alla poltrona che parla nello studio del dentista.

Non si può nemmeno registrare una riunione di lavoro per poi passare il file audio ai colleghi che non hanno partecipato all’incontro, mettendo questi ultimi nelle condizioni di conservare la registrazione e di utilizzarla un domani in sede giudiziale. Si tratta, infatti, di una registrazione effettuata a scopo preventivo e cautelativo ma priva di concrete, dirette e attuali finalità difensive.

Le grandi questioni legate alla tutela dei diritti fondamentali delle persone nel mondo digitale modifica continuamente il contesto della privacy.

La formazione aziendale del proprio personale e la verifica dei propri sistemi aziendali rappresenta una modalità per rimanere qualificati e aggiornati.

Per verificare la corretta gestione della propria privacy aziendale è possibile contattare il nostro Servizio Privacy  Tel. 0546 21355